~ 徒然なるままに ~

一人情シスのおっさんが、家事をしながら複業に悪戦苦闘する

エクセル便利機能 ~導入編~ ショートカットから

エクセル便利機能 ~導入編~ ショートカットから

 

初めて書いてみます。

ご覧いただいている方がどのくらいのリテラシーをお持ちかはわからないので、

まずは、知っていて損はしないショートカット集を書いてみようと思います。

 

【経歴】

どこの馬の骨ともわからない人のブログで、便利機能って言ったってどんだけだよ!っておもうでしょうから、少し経歴でも。

社会人20年ほどですが、ずっとITに関連した業務に携わっております。

社会人1年目、初めての仕事は自分のパソコンを作ることでした。そこから、インフラやサーバー管理、社員500人ほどのパソコンサポートから使い方までやっておりました。当時、その会社は伸び盛りで(今でいうブラック笑)毎月中途入社が50人!その人たちに半日かけて会社でのパソコンの使い方研修などをしていました。

その後、何社か転職しておりますが、ベンチャー企業の立ち上げに近い時からプロパーとして参加するという経験を2社ほどしています。

ちなみに、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)という検定には何も勉強せずに1発合格しております。

 

【ショートカットを使うことの意味】

IT関連の仕事をしていて、作業中になにが非効率化というと、マウスとキーボードの持ち替えだと思っています。

マウスをもってポインターの場所を把握し、実際にクリックをポチポチして、またキーボードに手を置き換えます。置くときもポジション確認して打ち始めて。。。

と、意外とムダが多いと思っているのです。

これがマウスを持ち替えずにキーボード上で操作できるだけでずいぶんと作業工数が減ると考えています。

1時間の作業でマウスとキーボードの持ち替えを何回やっていると思いますか?

100回くらいは簡単にいくんじゃないかと思うんです。仮に持ち替えに3秒費やしているとします。ショートカットを覚えることで100回のうち半分の50回でも減らせれば150秒ですので2分半削減できます。8時間労働であれば20分くらい削減できます。

毎日の残業が30分ほど減るってすごい効果だとおもいませんか?

 

 

 

【ctrl-C】 ショートカットの代表!コピー!
【ctrl-V】 そして、ペースト!

誰もが知っているといっても過言ではないショートカットですよね。

ですが、実は「貼り付け」にはいろんな貼り付け方があることはご存じでしょうか?

エクセルで表を作り始めたら、縦と横が逆だったなぁなんていうときに一発で直せたり、数字や入力された文字はそのままに罫線だけ他から貼り付けたり。

この辺はショートカットから離れてしまうので、また今度!

 

【ctrl-P】印刷
【ctrl-N】新規のファイルを開きます。
【ctrl-W】ファイルを閉じます
【ctrl-F】検索
【ctr-H】置き換え

置き換えもいろいろ使えます。090-1234-5678という電話番号が入っている列で、全部ハイフンを抜きたいときとか、「苗字 名前」からスペースを抜きたいときとか、一発で変更できちゃいます。

 

【ctrl-Z】元に戻す。

間違った操作をしてしまったときに元に戻せます。もしくは、「あれ?今何か押しちゃった?」みたいなときに、一回押してみるといいです。

 

【ctrl-B】太文字にする。
【ctrl-I】文字を斜めにする。
【ctrl-U】文字にアンダーバーをつける

 

【ctrl-S】上書き保存する。

よくエクセルが固まる人はクセにしましょう。席を立つとき、電話に出るときなどこれを押してから動く癖付け。しょぼんする回数減りますよ。

 

番外編

【ctrl-矢印】

セル移動するときって、マウスで上下のスクロールバーで調節したり、ホイールをクルクルしませんか?

私はセル移動はほとんどキーボードでやってしまいます。

このショートカットは、上下左右で使えるのですが、データの有無で切り替わるところまで飛びます。

例)A列に通し番号が振られているようなデータの場合、A列でctrl-下とおせば、通し番号がなくなるところまで飛べます。さらに、その横B列に顧客名や日付が入っていて日々増えていくような場合、A列>B列になっているとおもいます。

A列の一番下まで飛んだら、右でB列に移動し、ctrl-上とすると最新のデータまで移動できます。

 

動画などで説明したほうがわかりやすそうなのですが。。。

さらに、これにshiftを組み合わせると範囲選択もできるようになります。

これはまた改めて。

 

 【まとめ】

さて、いかがでしたでしょうか。

一般的なショートカット集ですが、実際に私が毎日の業務でそれなりに使うものを集めてみました。

これらのショートカットは、クロームwindows自体でもそのまま使えるようなものもあります。エクセルに限った話ではないので覚えておいても損はしないとおもいます。

 

今の会社でも新人くんが入社すると、エクセル勉強会と称してこの辺は教えるようにしています。

最近ですと、関数、vlookup、ピボットテーブルなどを、中級・上級として教えています。

 

今回はせどらーさん向けというわけではないのですが、次回以降はせどらーさんがよろこぶ便利機能として紹介していけたらいいなとおもっています。

 

 

【番外編】

エクセルショートカット番外編 - ~ 徒然なるままに ~

※この記事の掲載後に、ここでさらっと流してしまったところを深堀したものを書いてみました。この記事が気に入っていただけた方は、よろしければご覧ください。

 

 

 

える

 

【初心者向け】パソコンのお手入れって??

【初心者向け】日々のパソコンのお手入れについて

最近、パソコンのサポート(ヘルプデスク)をさせていただくためにLineグループを開設して、ツイッターで募集をいたしました。

その中で、なにか日ごろのメンテナンスをしていますか?という質問があったのでお題にしてみます。

 

まず、ハード的なものとソフト的なものがありますので、それぞれ分けてご説明します。

 

ハード

①キーボードなどには、エアダスターでほこりを飛ばす、拭き掃除
②モニター・画面には、水拭き

アルコールティッシュくらいなら大丈夫かとおもいますが、強い洗剤などを使うとコーティングがはがれてしまったりしますのでご注意ください。

③デスクトップの場合は、内部の掃除機かけ

基盤などは静電気に弱いです。遠目から大きなホコリを吸い上げるイメージです。

 

ソフト

①不要なファイルの整理整頓

ダウンロードフォルダやデスクトップなどの整理

②ブラウザのキャッシュ

ブラウザによって違いますが、Chromeであれば [ Ctrl-H ] で履歴のメニューに「閲覧履歴データの削除」から全期間を選んで削除します。ただし、削除をするものを取捨選択しないと、記憶しているパスワードとか自動ログインも解除されますので注意してください。

デフラグ(最適化)

エクスプローラーを起動します。左のCドライブを選択すると、

上部メニューに「ドライブツール」が現れますので、

「最適化」

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状態のところで、断片化が進んでいるとか最後に実行からかなり日数が経っている場合などは手動で実行してもいいとおもいます。※ただし、めちゃくちゃ時間かかります!

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 まとめ

これらをやらないとダメ!っていうわけではないです。

思い出したときにでも、こう言ったメンテナンスを行ってあげるとより安定して使えるとおもいます。

 

 

える。

 

 

Wifiが途切れた! リモートワーク(テレワーク)での在宅でよくあること。

Wifiが途切れた!

リモートワークで、モバイルWifiルーターをお使いのケースが多いと思います。
ご自宅の回線でも、Wifi飛ばしていてご利用の方も多いかと思います。

 

急にインターネットが遅くなった、途切れた!ということはないですか?

おそらく、通信の瞬断(瞬間的に断絶すること)が影響しているかと思います。

 

会社などでは、有線で物理的につないでいる場合が多いと思いますので、瞬断するようなこともありませんが、Wifiの通信ですと瞬断することは十分考えられます。

 

原因は電子レンジ??

リモートワーク(テレワーク)をする機会が増えて、自宅ですとその要因になりうるのが、【電子レンジ】です。

電子レンジを使うとWifiの電波に干渉して、通信できなくなる(もしくは遅くなる)ことがありますのでご注意ください。

モバイルWifiルーターでは、レンジから遠いところでお仕事していただくくらいしか回避策がありません。
ご自宅のルーターをお使いの場合は、2.4G帯 → 5G帯の通信に切り替えていただくと回避できます。

 

うちでは、息子(6歳)がamazonのFire Stickでyoutubeをよく見ていますが、

料理中だと、「動かなくなった!(泣)電子レンジいつおわる?」って聞いてきます。


参考になさってください。

 

 

える

 

 

【豆知識】USB端子の色には意味がある!

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USB端子の色には意味がある!

USBの端子って、青と黒をよくみかけるのですが、違いがあるのをご存じですか?

形状は同じですが、青はUSB 3.0。黒は旧規格のUSB2.0
USB 3.0の転送速度はUSB 2.0の10倍である5Gbps。

外付けHDDとか外付けDVD、USBメモリなど転送速度に係るものはUSB3.0の青に刺したほうが動作が早いということです。
つなぐHDDなどは古いモノだとUSB3.0に対応していないという場合もありますが。。。

 

える

 

パソコン簡単テクニック集 【ファイルの内容比較】

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【ファイルの内容比較】
二つのファイルを並べて、内容の比較をしたいときはありませんか?

関数とか使ってガッツリできればいいのですが、
どうしても目視で比較しないといけないケースも少なくありません。

そういうときに便利な方法です。

①表示 - 整列
②「左右に並べて表示」「上下に並べて表示」と好きな表示方法を選ぶと見やすさがUPします。
「上下に並べて表示」には、追加のオプションがあります。
「同時にスクロール」です。これをONにすると、片方のファイルでスクロールすると、同じようにもう一つのファイルもスクロールしてくれます。
目視で差異を探しているときには、すごい効果的です。同じ行数をスクロールしてくれるので、行がズレたところで発見しやすくなります。

 

える

 

 

 

パソコン簡単テクニック集 【穴埋め変換】

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【穴埋め変換】
添付のような、左のデータを、右のように加工したい場合がよくあるのですが、
一つ一つコピペでデータを埋めていくのは効率的ではないので、加工方法を考えました。

 

簡単な数式だけでできるので、覚えておくと意外と役に立ちます。