~ 徒然なるままに ~

一人情シスのおっさんが、家事をしながら複業に悪戦苦闘する

エクセル便利機能 ~導入編~ ショートカットから

エクセル便利機能 ~導入編~ ショートカットから

 

初めて書いてみます。

ご覧いただいている方がどのくらいのリテラシーをお持ちかはわからないので、

まずは、知っていて損はしないショートカット集を書いてみようと思います。

 

【経歴】

どこの馬の骨ともわからない人のブログで、便利機能って言ったってどんだけだよ!っておもうでしょうから、少し経歴でも。

社会人20年ほどですが、ずっとITに関連した業務に携わっております。

社会人1年目、初めての仕事は自分のパソコンを作ることでした。そこから、インフラやサーバー管理、社員500人ほどのパソコンサポートから使い方までやっておりました。当時、その会社は伸び盛りで(今でいうブラック笑)毎月中途入社が50人!その人たちに半日かけて会社でのパソコンの使い方研修などをしていました。

その後、何社か転職しておりますが、ベンチャー企業の立ち上げに近い時からプロパーとして参加するという経験を2社ほどしています。

ちなみに、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)という検定には何も勉強せずに1発合格しております。

 

【ショートカットを使うことの意味】

IT関連の仕事をしていて、作業中になにが非効率化というと、マウスとキーボードの持ち替えだと思っています。

マウスをもってポインターの場所を把握し、実際にクリックをポチポチして、またキーボードに手を置き換えます。置くときもポジション確認して打ち始めて。。。

と、意外とムダが多いと思っているのです。

これがマウスを持ち替えずにキーボード上で操作できるだけでずいぶんと作業工数が減ると考えています。

1時間の作業でマウスとキーボードの持ち替えを何回やっていると思いますか?

100回くらいは簡単にいくんじゃないかと思うんです。仮に持ち替えに3秒費やしているとします。ショートカットを覚えることで100回のうち半分の50回でも減らせれば150秒ですので2分半削減できます。8時間労働であれば20分くらい削減できます。

毎日の残業が30分ほど減るってすごい効果だとおもいませんか?

 

 

 

【ctrl-C】 ショートカットの代表!コピー!
【ctrl-V】 そして、ペースト!

誰もが知っているといっても過言ではないショートカットですよね。

ですが、実は「貼り付け」にはいろんな貼り付け方があることはご存じでしょうか?

エクセルで表を作り始めたら、縦と横が逆だったなぁなんていうときに一発で直せたり、数字や入力された文字はそのままに罫線だけ他から貼り付けたり。

この辺はショートカットから離れてしまうので、また今度!

 

【ctrl-P】印刷
【ctrl-N】新規のファイルを開きます。
【ctrl-W】ファイルを閉じます
【ctrl-F】検索
【ctr-H】置き換え

置き換えもいろいろ使えます。090-1234-5678という電話番号が入っている列で、全部ハイフンを抜きたいときとか、「苗字 名前」からスペースを抜きたいときとか、一発で変更できちゃいます。

 

【ctrl-Z】元に戻す。

間違った操作をしてしまったときに元に戻せます。もしくは、「あれ?今何か押しちゃった?」みたいなときに、一回押してみるといいです。

 

【ctrl-B】太文字にする。
【ctrl-I】文字を斜めにする。
【ctrl-U】文字にアンダーバーをつける

 

【ctrl-S】上書き保存する。

よくエクセルが固まる人はクセにしましょう。席を立つとき、電話に出るときなどこれを押してから動く癖付け。しょぼんする回数減りますよ。

 

番外編

【ctrl-矢印】

セル移動するときって、マウスで上下のスクロールバーで調節したり、ホイールをクルクルしませんか?

私はセル移動はほとんどキーボードでやってしまいます。

このショートカットは、上下左右で使えるのですが、データの有無で切り替わるところまで飛びます。

例)A列に通し番号が振られているようなデータの場合、A列でctrl-下とおせば、通し番号がなくなるところまで飛べます。さらに、その横B列に顧客名や日付が入っていて日々増えていくような場合、A列>B列になっているとおもいます。

A列の一番下まで飛んだら、右でB列に移動し、ctrl-上とすると最新のデータまで移動できます。

 

動画などで説明したほうがわかりやすそうなのですが。。。

さらに、これにshiftを組み合わせると範囲選択もできるようになります。

これはまた改めて。

 

 【まとめ】

さて、いかがでしたでしょうか。

一般的なショートカット集ですが、実際に私が毎日の業務でそれなりに使うものを集めてみました。

これらのショートカットは、クロームwindows自体でもそのまま使えるようなものもあります。エクセルに限った話ではないので覚えておいても損はしないとおもいます。

 

今の会社でも新人くんが入社すると、エクセル勉強会と称してこの辺は教えるようにしています。

最近ですと、関数、vlookup、ピボットテーブルなどを、中級・上級として教えています。

 

今回はせどらーさん向けというわけではないのですが、次回以降はせどらーさんがよろこぶ便利機能として紹介していけたらいいなとおもっています。

 

 

【番外編】

エクセルショートカット番外編 - ~ 徒然なるままに ~

※この記事の掲載後に、ここでさらっと流してしまったところを深堀したものを書いてみました。この記事が気に入っていただけた方は、よろしければご覧ください。

 

 

 

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